Analisa Proses Bisnis – Pertemuan 11 / 14 – Materi Perkuliahan

Gede Surya Mahendra - Home

Analisa Proses Bisnis – Pertemuan 11 / 14 – Materi Perkuliahan

Stiki Logo - Short

Mata Kuliah : Analisa Proses Bisnis

Kode Mata Kuliah : MKK-209

Program Studi : Teknik Informatika

STIMIK STIKOM Indonesia

PERTEMUAN 11 / 14 

Untuk tampilan lebih baik, dapat mendownload file PDF pada link yang tersedia

Kemampuan Akhir yang Diharapkan:

Mahasiswa menganalisis Proses Bisnis Saat Ini (As-Is) pada perusahaan dagang

Bahan Kajian:

  • Pemodelan proses bisnis saat ini (as- is) pada perusahaan dagang

Metode Pembelajaran:

  • Metode Project Based Learning dengan topik perusahaan dagang

Pengalaman Pembelajaran:

  • Merancang pemodelan document flow diagram hasil dari analisis proses bisnis saat ini pada perusahaan dagang

Kriteria Penilaian dan Indikator:

  • Kemampuan untuk mengidentifikasi sebuah proses bisnis saat ini pada perusahaan dagang dan memodelkan document flow diagram.

 

Download File Materi PDF

Download File Slide Perkuliahan PDF 

 

TINJAUAN

  1. Sumber Data
  2. Pendahuluan
  3. Metodologi
  4. Perencanaan Arsitektur Bisnis
  5. Rekomendasi Proses Bisnis
  6. Kesimpulan
  7. BPMN Proses Bisnis Pemesanan Barang (As Is)
  8. BPMN Proses Bisnis Pemesanan Barang (To Be)

MATERI

Sumber Data

Contoh pada materi ini menggunakan hasil pemaparan pada artikel jurnal ilmiah dengan judul “Perencanaan Sistem Penjualan Menggunakan Togaf Architecture Development Method (TOGAF-ADM) Studi Pada PT. Millennium Pharmacon International Tbk Cabang Malang” dengan penulis Erzhal Risan Wikata, Nanang Yudi Setiawan, Yusi Tyroni Mursityo, pada Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer, Vol. 2, No. 9, September 2018, hlm. 2589-2598.

Pendahuluan

PT. Millennium Pharmacon International Tbk cabang Malang merupakan perusahaan distributor yang bergerak di bidang farmasi seperti obat-obatan dan alat kesehatan. Berdasarkan wawancara dengan Kepala Cabang PT.Millennium Pharmacon International Tbk, didapatkan informasi bahwa terdapat beberapa permasalahan yang berpotensi mengganggu aktivitas bisnisnya, Salah satu permasalahan adalah terjadinya kehabisan stok dan juga penumpukan stok yang merupakan sebuah masalah yang mengakibatkan penjualan atau pendistribusian barang terhambat dimana kegiatan bisnis tersebut merupakan kegiatan bisnis utama dalam PT. Millennium Pharmacon International Tbk, dan juga mengakibatkan penjualan yang tidak mencapai target penjualan yang berdampak buruk pada perusahaan. Sebagai distributor dari beberapa perusahaan produsen farmasi, PT. Millennium Pharmacon International Tbk dituntut untuk meningkatkan kualitas dan mutu perusahaan. Sehingga dibutuhkan evaluasi perbaikan dan peningkatan yang berkala pada proses bisnis PT. Millennium Pharmacon International Tbk agar proses bisnis dapat berjalan lebih efektif dan efisien dan juga untuk menciptakan keunggulan dari kompetitor PT. Millennium Pharmacon International Tbk Cabang Malang.

Dari masalah yang telah dipaparkan pada PT. Millennium Pharmacon International Tbk Cabang Malang maka perlu dilakukan mengidentifikasi kebutuhan dan identifikasi proses bisnis yang berjalan saat ini, dengan menggunakan metode TOGAF Architecture Development Method (ADM). Kemudian dilakukan evaluasi proses bisnis untuk memaksimalkan kinerja perusahaan dalam mencapai tujuan dengan metode Analisis Fit/Gap dan dari hasil evaluasi tersebut nantinya dapat dilakukan untuk perbaikan proses bisnis dengan teknik perbaikan Business Process Reenginering (BPR) yang akan direkomendasikan pada PT. Millennium Pharmacon International Tbk Cabang Malang.

Pada penelitian yang berjudul “Analisis Proses Bisnis dan Perancangann Sistem Informasi Distribusi Produk Makanan Ringan Menggunakan Framework TOGAF ADM 9 (Studi Kasus: UD. Sido Jaya Kediri)” yang ditulis oleh Achmad Penusa Heriris. Dalam penelitian ini terdapat pemasalahan, yaitu proses bisnis pada UD. Sido Jaya Kediri masih menggunakan cara konvensional. Ini menjadi kendala tersendiri pada perusahaan mengingat pada zaman modern ini penggunaan kertas sudah mulai berkurang dan diganti dengan penerapan teknologi informasi berupa sistem informasi. Dari akibat itu, berbagai kendala dialami oleh perusahaan diantaranya proses pengiriman pada perusahaan ini tidak bisa dilacak pengiriman yang terkirim maupun tidak terkirim beserta petugas pengiriman yang melakukan pengiriman dikarenakan berkas pengiriman hilang atau dipalsukan oleh petugas pengiriman tanpa sepengetahuan pihak administrasi. Selain itu barang yang dikirim ke pelanggan tidak diketahui status pengiriman barang tersebut. Dapat disimpulkan dari beberapa aktivitas proses bisnis tersebut bahwa penerapan proses bisnis di dalam perusahaan masih banyak memiliki kekurangan dan perlu banyak dilakukan perubahan. (Heriris, 2014).

Tujuan dari penilitian ini yaitu untuk mengetahui tahap perencanaan dan inisiasi sistem penjualan pada PT. Pharmacon International Tbk, mengetahui tata kelola kebutuhan sistem penjualan pada PT. Millennium Pharmacon International Tbk, untuk mengetahui arsitektur bisnis sistem penjualan pada PT. Millennium Pharmacon International Tbk, mengetahui hasil Analisis Fit/Gap terhadap proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Millennium Pharmacon International Tbk dan memberikan rekomendasi proses bisnis dengan Business Process Reengineering (BPR), untuk mengetahui perbandingan hasil simulasi proses bisnis yang sedang berjalan saat ini dan proses bisnis rekomendasi untuk PT. Millennium Pharmacon International Tbk.

Metodologi

Gambar alur penelitian ini ditunjukkan pada Gambar 1. Dengan berawal dari studi literatur untuk mencari referensi dan membandingkan dengan penelitian-penelitian yang sudah ada sebelumnya. Kemudian pengumpulan data dengan wawancara, observasi pada PT. Millennium Pharmacon International Tbk untuk melakukan perencanaan dan inisiasi kebutuhan dan merencanakan arsitektur bisnis. Dari data yang terkumpul proses bisnis dimodelkan menggunakan BPMN, melakukan pengambilan data kuisioner yang telah diisi oleh aktor/pelaku proses bisnis pada perusahaan, melakukan perencanaan teknik perbaikan dengan Business Process Reenginering (BPR) dan melakukan Analisis Fit/Gap untuk mengevaluasi proses bisnis saat ini. Dari hasil keduanya tersebut, kemudian penelitian ini membuat rekomendasi perbaikan proses bisnis untuk PT. Millennium Pharmacon International Tbk.

Perencanaan Arsitektur Bisnis

Preliminary

Pada awal tahap dalam TOGAF ADM yaitu fase preliminary dilakukan untuk menentukan ruang lingkup perusahaan yang akan dijadikan sebagai objek penelitian, informasi tentang dasar hukum yang dijadikan acuan oleh perusahaan, pendefinisian tools arsitektur yang akan digunakan, dan pendefinisian prinsip-prinsip arsitektur enterprise.

Requirement Management

Dilakukan requirement management untuk menentukan kebutuhan arsitektur enterprise yang akan diidentifikasi, disimpan, dan dimasukkan dalam tahapan ADM yang sesuai. Skenario aktivitas menjadi sumber daya utama yang dikembangkan pada tahap ini. Skenario aktivitas terdiri dari core business dan process business yang dikelola oleh PT. Millennium Pharmacon International Tbk. Dalam core business PT. Millennium Pharmacon International Tbk memiliki bisnis utama yaitu melakukan penjualan Obat-obatan dan Alat Kesehatan dengan berperan sebagai distributor untuk meningkatan pendapatan perusahaan. Pelaksanaan tugas tersebut diwujudkan dengan aktivitas setiap harinya berupa penjualan, promosi, meningkatkan kualitas mutu perusahaan dalam proses bisnisnya baik terhadap internal maupun eksternal perusahaan. Hal ini dipengaruhi pemanfaatan teknologi informasi yang memfasilitasi semua aktivitas proses bisnis utama maupun pendukung yang ada pada perusahaan ini. Dan dalam business process pada proses bisnis penjualan pada perusahaan terdapat proses bisnis pemesanan barang, proses bisnis barang keluar gudang, proses bisnis pengiriman barang, dan proses bisnis pembayaran yang dimodelkan dengan menggunakan diagram BPMN.

Architecture Vision

Tahap ini Architecture Vision menggambarkan arsitektur dengan mendefinisikan ruang lingkup untuk memaparkan profil perusahaan, visi misi perusahaan, dan struktur organisasi perusahaan.

Business Architecture

Pada fase ini akan mendeskripsikan serta memodelkan arsitektur bisnis saat ini dan rekomendasi model proses bisnis yang sesuai dengan tujuan dan sasaran PT. Millennium Pharmacon International Tbk Cabang Malang. Pemodelan proses bisnis dibuat hanya fokus pada fungsi bisnis utama yang memiliki issue / permasalahan yang signifikan pada proses penjualan.

Pada tabel 1 akan dijelaskan tentang deskripsi dari proses bisnis pemesanan barang yang dilakukan oleh PT. Millenium Pharmacon International Tbk Cabang Malang.

Tabel 1 Deskripsi Proses Bisnis

Rekomendasi Proses Bisnis

Penelitian ini akan menggunakan pendekatan sistematis sebagai sarana dalam merancang ulang proses untuk mendapatkan perbaikan proses pada PT. Millenium Pharmacon International Tbk Cabang Malang. Langkah-langkah dalam pendekatan sistematis ini dengan menentukan aktivitas yang akan diperbaiki berdasarkan proses yang berjalan pada perusahaan ini.

Langkah-langkah dalam melakukan pendekatan sistematis:

    1. Menentukan requirement yang ada berdasarkan proses yang berjalan pada PT. Millennium Pharmacon International Tbk. Dalam requirement terdapat aktivitas-aktivitas saat ini yang akan dilakukan perbaikan.
    2. Menentukan Ranking Requirement untuk mengetahui seberapa penting aktivitas pada proses bisnis. Ranking Requirment ini ditentukan oleh pihak perusahaan yang bersangkutan. Level prioritas terdiri dari High, Medium, dan Low.
    3. Menentukan Degree Of Fit yang digunakan untuk menunjukkan kesesuaian proses bisnis saat ini dengan alternatif yang akan dijadikan untuk proses bisnis rekomendasi dengan menggunakan Fit, Partial, dan Gap.
    4. Mengidentifikasi alternatif rekomendasi yang dapat digunakan untuk perbaikan proses bisnis.
    5. Menentukan teknik perbaikan yang akan digunakan untuk memperbaiki Requirement menggunakan 4 teknik perbaikan dari Business Process Reenginering yaitu Eliminated, Simplify, Integrated, dan Automated.

Analisis Fit/Gap

Kemudian hasil dari pendekatan sistematis tersebut dilakukan analasis Fit/Gap sebagai berikut:

  1. Analisis Fit/Gap pada teknik perbaikan proses bisnis Eliminated.

Perhitungan Fit/Gap pada teknik perbaikan proses bisnis Eliminated ditunjukkan dalam Tabel 2.

Tabel 2 Perhitungan hasil Analisis Fit/Gap Eliminated

Dari Tabel 2 didapatkan hasil sesuai pada Tabel perbaikan proses bisnis dengan total requirement sebanyak 12 dengan nilai Fit sebanyak 0, nilai Partial 9 sebanyak, dan nilai Gap sebanyak 3 yang menggunakan teknik perbaikan Eliminated.

Hasil Analisis Fit/Gap pada teknik perbaikan eliminated dalam bentuk persen (%). Hasil yang didapatkan yaitu Fit = 0%, Partial = 75%, Gap = 25%. Hasil perhitungan menunjukkan bahwa level terbanyak untuk teknik perbaikan eliminated adalah level Partial sebesar 75%. Berdasarkan hasil yang didapatkan bahwa aktivitas yang dilakukan PT. Millennium Pharmacon International Tbk sudah cukup baik, tetapi diperlukan adanya alternatif untuk meningkatkan nilai tambah dengan menggunakan teknik eliminated dengan menghilangkan aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah.

  1. Analisis Fit/Gap untuk teknik perbaikan proses bisnis Simplify.

Perhitungan Fit/Gap pada teknik perbaikan proses bisnis Simplify ditunjukkan dalam Tabel 3.

Tabel 3 Perhitungan hasil Analisis Fit/Gap Simplify

Dari Tabel 3 didapatkan hasil sesuai pada Tabel perbaikan proses bisnis dengan total requirement sebanyak 10 dengan nilai Fit sebanyak 0, nilai Partial 6 sebanyak, dan nilai Gap sebanyak 4 yang menggunakan teknik perbaikan Simplify.

Hasil Analisis Fit/Gap pada teknik perbaikan simplify dalam bentuk persen (%). Hasil yang didapatkan yaitu Fit = 0%, Partial = 60%, Gap = 40%. Hasil perhitungan menunjukkan bahwa level terbanyak untuk teknik perbaikan Simplify adalah level Partial sebesar 60%. Berdasarkan hasil yang didapatkan bahwa aktivitas yang dilakukan PT. Millennium Pharmacon International Tbk sudah cukup baik, akan tetapi diperlukan alternatif untuk meningkatkan nilai tambah dengan menggunakan teknik Simplify yaitu dengan menyederhanakan aktifitas-aktifitas yang kurang efektif dan efisien.

  1. Analisis Fit/Gap untuk teknik perbaikan proses bisnis Intregrated.

Perhitungan Fit/Gap pada teknik perbaikan proses bisnis Integrated ditunjukkan dalam Tabel 4.

Tabel 4 Perhitungan hasil Analisis Fit/Gap Integrated

Dari Tabel 4 didapatkan hasil sesuai pada Tabel perbaikan proses bisnis dengan total requirement sebanyak 7 dengan nilai Fit sebanyak 0, nilai Partial 7 sebanyak, dan nilai Gap sebanyak 0 yang menggunakan teknik perbaikan Integrated.

Hasil Analisis Fit/Gap pada teknik perbaikan intregated dalam bentuk persen (%). Hasil yang didapatkan yaitu Fit = 0%, Partial = 100%, Gap = 0%. Hasil perhitungan menunjukkan bahwa level terbanyak untuk teknik perbaikan Integrated adalah level Partial sebesar 100%. Berdasarkan hasil yang didapatkan bahwa aktivitas yang dilakukan PT. Millennium Pharmacon International Tbk sudah baik, tetapi diperlukan alternatif untuk meningkatkan nilai tambah dengan menggunakan teknik Integrated yaitu dengan perlu digunakan untuk menggabungkan aktivitas yang serupa.

  1. Analisis Fit/Gap untuk teknik perbaikan proses bisnis Automated.

Perhitungan Fit/Gap pada teknik perbaikan proses bisnis Automated ditunjukkan dalam Tabel 5.

Tabel 5 Perhitungan hasil Analisis Fit/Gap Automated.

Dari Tabel 5 didapatkan hasil sesuai pada Tabel perbaikan proses bisnis dengan total requirement sebanyak 30 dengan nilai Fit sebanyak 0, nilai Partial 22 sebanyak, dan nilai Gap sebanyak 8 yang menggunakan teknik perbaikan Automated.

Hasil Analisis Fit/Gap pada teknik perbaikan automated dalam bentuk persen (%). Hasil yang didapatkan yaitu Fit = 0%, Partial = 73,33%, Gap = 26,66%. Hasil perhitungan menunjukkan bahwa level terbanyak untuk teknik perbaikan automated adalah level Partial sebesar 73,33%. Berdasarkan hasil yang didapatkan bahwa aktivitas yang dilakukan PT. Millennium Pharmacon International Tbk sudah baik, tetapi diperlukan adanya alternatif untuk meningkatkan nilai tambah aktivitas. Sehingga diperlukan teknik Automated yaitu dengan melakukan otomatisasi pada aktifitas-aktifitas yang dijalankan oleh PT. Millenium Pharmacon Interntioanal Tbk.

Proses Bisnis Rekomendasi

Berikut ini tabel 6 akan dijelaskan tentang deskripsi rekomendasi perbaikan proses bisnis Pemesanan Barang yang disarankan oleh peneliti agar diterapkan pada PT. Millennium Pharmacon International Tbk Cabang Malang.

Tabel 6 Deskripsi Proses Bisnis Pemesanan Barang (To Be)

Simulasi

Simulasi dilakukan pada proses bisnis (As Is) dan proses bisnis (To Be) untuk dibandingkan hasil simulasinya. Berikut ini perbandingan Average Time dari hasil simulasi Time Analysis antara Porses Bisnis Saat Ini (As Is) dan Proses Bisnis Rekomendasi (To Be):

Tabel 7 Perbandingan Average Time Hasil Simulasi Time Analysis Proses Bisnis Pemesanan Barang

Pada tabel 7 menunjukkan bahwa Average Time yang digunakan untuk menjalankan proses bisnis As Is adalah 32 menit 22 detik, sedangkan pada proses bisnis To Be mengalami penurunan menjadi 9 menit 14 detik. Dapat disimpulkan bahwa proses bisnis To Be membutuhkan waktu yang lebih singkat dibandingkan dengan proses bisnis As Is untuk menjalankan prosesnya dengan selisih waktu 23 menit 8 detik atau penurunan sebesar 71,47 %.

Kesimpulan

Dari hasil perencanaan dan inisiasi sistem penjualan pada PT. Millennium Pharmacon Intenational Tbk Cabang Malang terdapat pendefinisian ruang lingkup perusahaan mempengaruhi didalam penjualan dimana pemerintah sebagai pengawas terhadap aktivitas perusahaan, Principal (produsen) yang merupakan pihak yang mensuplai barang, konsumen yang merupakan elemen penting dalam proses penjualan pada perusahaan. Kemudian pendefinisian kebijakan pemerintah atau landasan hukum yang berkaitan dengan pendistribusian obat-obatan dan alat kesehatan. Menetapkan framework arsitektur yang digunakan dalam TOGAF ADM mencakup Preliminary Phase, Requirement Management, Architecture Vision dan Business Architecture. Pendefinisian untuk memahami tools yang digunakan dalam memodelkan proses bisnis yaitu Business Process Modelling and Notation. Dan juga menentukan prinsip-prinsip architecture yang akan dilakukan untuk panduan atau arahan dalam mencapai tujuan perusahaan dimana terdapat prinsip pengembangan sistem informasi atau aplikasi untuk internal perusahaan, pengarsipan berkas fisik secara digital berbasis teknologi basis data, dan pengolaan data sebagai aset. Dari hasil tata kelola kebutuhan terdapat core business yaitu melakukan penjualan obat-obatan dan alat kesehatan dengan berperan sebagai distributor untuk meningkatkan pendapatan perusahaan. Dan juga terdapat Business Process dalam proses bisnis penjualan yaitu proses bisnis pemesanan barang, proses bisnis barang keluar gudang, pengiriman barang, dan pembayaran. Dari hasil perencanaan arsitektur bisnis terdapat organisasi/aktor perusahaan yang terlibat dalam proses bisnis penjualan, terdapat peran dari setiap aktor yang terlibat dalam proses bisnis penjualan, fungsi bisnis perusahaan pada proses bisnis penjualan dan dilakukan pemodelan kondisi proses bisnis saat ini dengan mendeskripsikan proses bisnis, langkah-lagkah aktivitas dan model proses bisnis menggunakan BPMN. Dari hasil Analisis Fit/Gap didapatkan bahwa teknik perbaikan yang dilakukan terdahulu adalah teknik perbaikan berdasarkan persen terbesar, yaitu Integrated dengan Partial sebesar 100%, Eliminated dengan Partial sebesar 75%, Automated dengan Partial sebesar 73,33%, dan Simplify dengan Partial sebesar 60%. Dapat disimpulkan bahwa proses bisnis yang ada pada PT. Millennium Pharmacon International Tbk Cabang Malang sudah cukup baik namun masih dibutuhkan alternatif perbaikan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi pada proses bisnis yang berjalan saat ini. Dari hasil perbandingan pada simulasi Time Analysis pada proses bisnis pemesanan barang didapatkan selisih waktu sebesar 37 menit 9 detik dengan mengalami peningkatan sebesar 76,02% dari proses bisnis saat ini (As Is). Pada proses bisnis barang keluar gudang didapatkan selisih waktu sebesar 13 detik dengan mengalami peningkatan sebesar 1,04% dari proses bisnis saat ini (As Is). Pada proses bisnis pengiriman barang didapatkan selisih waktu sebesar 28 menit 56 detik dengan mengalami peningkatan sebesar 37,14% dari proses bisnis saat ini (As Is). Pada proses bisnis pembayaran didapatkan selisih waktu sebesar 1 jam 7 menit 25 detik dengan mengalami peningkatan sebesar 74,15% dari proses bisnis saat ini (As Is). Berdasarkan perbandingan simulasi Time Analysis bahwa durasi seluruh proses bisnis rekomendasi lebih singkat dan mengalami peningkatan nilai tambah pada perusahaan.

BPMN Proses Bisnis Pemesanan Barang (As Is)

BPMN Proses Bisnis Pemesanan Barang (To Be)

Daftar Pustaka:

  • Kenneth E. Kendall. 2007. Analisis Dan Perancangan Sistem Edisi Kelima Jilid 1. Indeks.
  • Mathias Weske. 2007. Business Process Management (Concept, Language, Architectures). Springer
  • Martin Owen & Jog Raj. 2003. BPMN and Business Process Management. Popkin Software

 

 450 total views,  4 views today

Tags: ,

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *